Glossar Benutzerleitfaden

Ein Filter legt einen Ausschnitt aus dem Datenbestand fest, der in einem Bericht dargestellt werden soll. Filter schränken in der Regel die dargestellte Datenmenge in einem Bericht ein. Die Filterbedingung kann zum einen auf der Grundlage eines Attributes, dies wird als Attributselektion bzw. Attributqualifizierung bezeichnet, oder zum anderen auf der Grundlage einer Metrik, was als Metrikqualifizierung bezeichnet wird, erfolgen.

Beim Speichern von Berichten (vgl. Eintrag "Speichern von Berichten") finden Sie, wie in der Abbildung gezeigt, zusätzlich die Reiter Filter und Schablone. Hier können Sie die im Bericht verwendeten Filter- und Schablonendefinitionen als eigenständige Objekte abspeichern. Dies hat den Vorteil, dass ein so abgelegtes Filterobjekt (genau wie Attribute und Metriken) mehrfach wiederverwendet werden kann.

Die Berichtsobjekte, nach denen gefiltert werden soll, können per Drag&Drop in den Berichtsfilter-Bereich gezogen werden (analog zum Page-by-Bereich). Daraufhin erscheint ein Fenster zur Qualifizierung oder Selektion von Daten (erste Abbildung).

Um eine Attributselektion bzw. Attributqualifizierung anzuwenden, wählen Sie wie zunächst das benötigte Attribut. Die Auswahl des Attributs erfolgt im Objektexplorer (linke Leiste, erste Abbildung). Sie finden das Attribut z. B. mit Hilfe der Suchfunktion, über die Attribute-Liste, oder durch Navigation in den definierten Hierarchien der Attribute. Das benötigte Attribut selektieren Sie über Rechtsklick Zur Filterdefinition hinzufügen oder per Drag&Drop in den Bereich des Berichtsfilters.

Im Folgenden können Sie zwischen einer Qualifizierung und einer Selektion (Auswahl) auswählen (zweite Abbildung). 
Beim Qualifizieren ist die erste Einstellungsmöglichkeit (Feld mit BEZ) die Auswahl des Attributfeldes (z. B. BEZ oder KNZ). Nutzen Sie hierfür nach Möglichkeit immer eine Kennzahl (KNZ), da sich diese im gesamten Datenbestand gewöhnlich nicht ändert.
Das zweite Auswahlfeld gleich bietet Ihnen die Möglichkeit auszuwählen, welche Eigenschaften die Attribut-Elemente haben sollen, damit Sie im Bericht dargestellt werden (siehe dritte Abbildung). 

Für die Mehrzahl der Bedingungen ist es zwingend notwendig, einen Vergleichswert oder eine mit Semikola separierte Liste (z. B. Wert1; Wert2; Wert3) von Werten anzugeben. Diese Werte werden in das Eingabefeld Wert eingetragen.
Die Auswahl bzw. Selektion In der Liste enthalten kann auch einfacher genutzt werden. Sie wählen hierzu wieder die gewünschte Hierarchie und hier das gewünschte Attribut, für das eine Auswahl erstellt werden soll. Nun können Sie sich mit einem Klick zusätzlich noch alle Attribut-Elemente des gewählten Attributes anzeigen lassen. Bringen Sie nun alle Attribut-Elemente, die Sie im ausgeführten Bericht sehen möchten mit Hilfe der Pfeil-Schaltfläche in das Feld Selektiert. In der vierten Abbildung ist genau dies illustriert.

Sie können Einschränkungen auch auf mehrere Attribute unterschiedlicher Hierarchien festgelegen. Hierzu sind die oben beschriebenen Schritte der Attributqualifizierung nochmals zu wiederholen.

Werden mehrere Attribute für die Qualifizierung selektiert, so ist eine weitere Einstellung zu treffen: Die Übereinstimmung legt fest, ob die Attributqualifizierungen mit einem logischen UND (=Schnittmenge; „Alle Selektionen“) oder mit einem logischen ODER (=Vereinigungsmenge; „Beliebige Selektion“) verknüpft werden.

Um eine Metrik-Qualifizierung anzuwenden, wählen Sie zunächst die Metrik aus, für die eine Einschränkung definiert werden soll, und fügen Sie diese über Rechtsklick Zur Filterdefinition hinzufügen oder Drag&Drop dem Bereich des Berichtsfilters hinzu (z. B. Studierende). Die erste Auswahlmöglichkeit (im Beispiel Größer oder gleich als) stellt vordefinierte Operatoren zur Verfügung, mit deren Hilfe die Kriterien für die Filterdefinition festgelegt werden können (vgl. fünfte Abbildung). In dem zweiten Eingabefeld ist der Wert einzutragen, gemäß dem eine Filterung vorgenommen werden soll (im Beispiel: 100). Zum Entfernen eines Filters klicken Sie für den entsprechenden Eintrag auf dasSymbol.

Sie können nacheinander beliebig viele Metrik-Qualifizierungen erstellen, jedoch sollten sie auch hier auf die Verknüpfung mit logischen Operatoren UND bzw. ODER achten. Zur Übernahme des Filters in den Bericht ist die Schaltfläche Übernehmen anzuklicken. Für das Entfernen einer Filterbedingung steht Ihnen der Buttonzur Verfügung. Über die Schaltfläche  (Bericht ausführen) führen Sie den Bericht aus und können sich die Ergebnisse Ihres Berichts ansehen.
Darüber hinaus ist es auch möglich, nach mehreren Metriken bzw. Attributen gleichzeitig zu filtern. Diese komplexen Filter werden aus einzelnen Filterbedingungen zusammengesetzt und über logische Operatoren miteinander verknüpft. Ein Beispiel hierfür wird in der sechsten Abbildung gezeigt:

Zur Definition solcher komplexen Filter stehen neben der als Standard gesetzten UND-Verknüpfung auch ODER, UND NICHT und ODER NICHT zur Verfügung. Die entsprechende Auswahl erscheint beim Klick auf die zu ändernde Verknüpfung. Mit den Pfeilenkann die Reihenfolge der einzelnen Filterbedingungen bearbeitet werden und mitdie Einrückung. Durch die Einrückungen der Bedingungen wird festgelegt auf welche Filterbedingungen sich die einzelnen Verknüpfungen beziehen.

In vielen Fällen, insbesondere wenn Sie mit vorgefertigten Berichten arbeiten, ist für Ihre Fragestellung nur ein Teil der angezeigten Berichtsdaten von Interesse. Durch das Filtern der Berichtsdaten ist es möglich, einen bestimmten Datenbereich eines Berichts auszuwählen. Um einen Bereich des Berichts zu filtern, gehen Sie wie folgt vor: 
Sie öffnen einen bestehenden Bericht und wählen eine oder mehrere  zu selektierenden Zeilen in dem Bericht mit der linken Maustaste aus. Klicken Sie hierbei nicht direkt auf das Attribut-Element, sondern rechts neben das angezeigte Wort und halten Sie für mehrere Elemente die STRG-Taste gedrückt. Anschließend wählen Sie im Menü Daten >> Markierten Bereich filtern aus. In der Abbildung sind diese Schritte grafisch dargestellt.

Diese Art der Filterung wird als Attributselektion bezeichnet. Sie wählen bei der Attributselektion eine Teilmenge der verfügbaren Attribut-Elemente aus und beschränken damit die Berechnung von Kennzahlen auf diesen Bereich.

 
Im Design-Modus  steht Ihnen eine weitere Variante zur Verfügung, um Filter zu erstellen. Bei der so genannten Attribut- bzw. Metrikqualifizierung müssen Sie nicht einzelne Elemente auswählen, stattdessen definieren Sie einen Bereich in dem Werte bzw. Attribut-Elemente liegen müssen, damit diese im Bericht angezeigt werden. 

Die Formatierung eines Berichts können Sie über die in der Abbildung gezeigte Symbolleiste anpassen. Dazu müssen Sie in den unten gezeigten Auswahlboxen (z. B. Alle Tabellenzellen) spezifizieren, welchen Teil des Berichts Sie verändern wollen. Nachdem Sie einen Teil des Berichts ausgewählt haben können Sie die Formatierung mit Hilfe der in der Abbildung  dargestellten Schaltflächen ändern. Die verfügbaren Funktionen sind mit denen von Textverarbeitungsprogrammen vergleichbar.

Um ein Diagramm zu formatieren, sollten Sie zunächst das Formatierungsfenster für Diagramme öffnen. Dieses können Sie über das Menü Format >> Diagramm… einblenden. Im geöffneten Fenster Formatierung: Diagramm kann nun zwischen den verschiedenen Reitern (u. a. Allgemein, Format) gewählt werden.

Die allgemeinen Einstellungen ermöglichen es Ihnen, den Typ des Diagramms festzulegen. Es stehen Ihnen verschiedene Diagrammtypen zur Verfügung (z. B. Kreisdiagramme, Histogramme, Liniendiagramme). Zu jedem dieser Diagrammtypen können Sie einen Untertyp wählen. Der Diagrammuntertyp bietet weitere Optionen, die Darstellung der Daten zu beeinflussen.

Zu den allgemeinen Formatierungsmöglichkeiten zählt auch die Angabe der Kategorien. Über das Eingabefeld Kategorien können Sie festlegen, wie viele Werte auf der horizontalen Achse ihres Diagramms dargestellt werden sollen. Mit der Angabe der Reihen kann diese Vorgabe auch für die vertikale Achse des Diagramms getroffen werden.

Unter dem Reiter Format finden Sie alle Einstellungen um die Darstellung der Zeichen, die in einem Diagramm genutzt werden, anzupassen. Diese Einstellungen sind mit denen gängiger Textverarbeitungsprogramme vergleichbar. Wenn Sie die Darstellung eines bestimmten Textes verändern wollen, so können Sie in den in der Abbildung dargestellten Auswahlfelder die Schriftart, die Schriftgröße, der Schriftstil, die Schriftfarbe und weitere Effekte geändert werden.
 

Sie können die Änderungen mit der Schaltfläche Übernehmen in ihr Diagramm übernehmen. Die Änderungen werden sichtbar und das Fenster bleibt geöffnet. Mit der Schaltfläche OK werden ihre Änderungen ebenfalls übernommen und das Formatierungsfenster wird geschlossen.