Glossar Benutzerleitfaden


Dieses Glossar beschreibt wichtige Begriffe, Funktionen und Arbeitsabläufe  für die Weboberfläche des CEUS-Systems.

Sie können das Glossar über das Suchfeld und das Stichwortalphabet durchsuchen.

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A

Abgeleitete Attribute

Das Ableiten neuer Attributelemente erfolgt über den Klick mit der rechten Maustaste auf die Attributbezeichnung (im Beispiel Kategorie) und die Wahl der Funktion "Abgeleitete Elemente...". Im nun neu geöffneten Fenster können die bestehenden Attributelemente zusammengefasst, gefiltert oder Berechnungen durchgeführt werden. Die Abbildung zeigt z. B. die Definition der Liste „Universitäten“ aus den Elementen „Universität A“, „Universität B“ und „Universität C“.


Abgeleitete Metriken

Für den prozentualen Anteil eines Wertes an der Gesamtsumme klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen: Metrik einfügen >> Anteil an >> Gesamtsumme (siehe Abbildung).  

Neben dem Anteil an der Gesamtsumme gibt es noch weitere Möglichkeiten die Bezugsgröße für den prozentualen Anteil festzulegen. Zum Beispiel könnte man das Attribut "Titelgruppe" zur Schablone hinzufügen und anschließend über einen RechtsKlick auf den Spaltenkopf und Metrik einfügen >> Anteil an >> Über >> Kapitel den prozentualen Anteil jeder Titelgruppe zum jeweiligen übergeordneten Kapitel anzeigen lassen.


Anmeldung

Um die Weboberfläche von CEUS zu nutzen, benötigen Sie lediglich einen Webbrowser. Eine Installation weiterer Software ist nicht notwendig. Um die volle Funktionalität nutzen zu können, empfehlen wir Ihnen Mozilla Firefox oder Google Chrome. Weiterhin sollten die Sicherheitseinstellungen des Browsers nicht zu restriktiv gestaltet sein, da viele Funktionen in CEUS JavaScript nutzen und Popup-Blocker des Browsers die Druck- und Exportfunktion des Systems stören können. Im Internet Explorer ist es z. B. möglich, CEUS zu den „Vertrauenswürdigen Seiten“ hinzuzufügen.

Die Startseite des CEUS-Demosystems erreichen unter folgender Adresse:
http://demo.ceushb.de/


Nach Eingabe der URL in die Adressleiste Ihres Browsers gelangen Sie über einen Link auf die CEUS-Startseite. Durch Eingabe Ihres Benutzernamens und persönlichen Kennworts können Sie sich am System anmelden.

Nach der Anmeldung am System erscheint die Übersichtsseite aller verfügbaren CEUS-Module. Durch einen einfachen Klick auf einen der Projektordner wird dieses geöffnet.


Anpassen der Schablone

Die Schablone beschreibt die Anordnung von Attributen und Metriken, die in einer Kreuztabelle dargestellt werden sollen. Je nach Anordnung der Elemente kann ein Bericht mehr oder weniger übersichtlich und aussagekräftig sein. Durch die Verschiebung von Attributen (Pivotierung) können Sie die nicht erwünschte Mehrfachanzeige von Attribut-Elementen vermeiden. Für ein Attribut können zudem weitere Informationen durch das Anzeigen von Attributfeldern eingeblendet werden (Anzeige weiterer Attributfelder). 


Anzeige weiterer Attributfelder

Im CEUS-System können für jedes Attribut beliebig viele Attributfelder angelegt werden. Standardmäßig sind dies ein (interner) eindeutiger Schlüssel (ID) und die textuelle Bezeichnung des Attributelements (BEZ). Weitere Felder sind z. B. fachspezifische Schlüssel, wie die amtliche Schlüsselnummer der Hochschulstatistik (AMT), der amtliche Sortierschlüssel (SORT) oder auch eine eindeutige Kennzahl (KNZ). Die Darstellung von mehreren Attributfeldern in einem Bericht zeigt die Abbildung. 

                                  

Das Einblenden oder Ausblenden einzelner Attributfelder von Berichts-Attributen erfolgt über die Funktion Attributfelder bearbeiten. Die Funktion wird über das Menü (Daten >> Attributfelder bearbeiten…), das Symbol für den Schnellzugriff oder das Kontextmenü des Attributes (rechte Maustaste) aufgerufen (siehe untere Abbildung). In den Einstellungen zu den Attributfeldern wird dann die Anzeige der Felder festgelegt. 






Attribut

Attribute beschreiben die qualitativen Eigenschaften eines im Data-Warehouse betrachteten Bereichs. Sie stellen Elemente dar, nach denen die Kennzahlen oder Metriken ausgewertet werden können. Das „Geschlecht“ ist ein Beispiel für ein Attribut. Ein Attribut besitzt eine Menge von Ausprägungen, d. h. Werte, die es annehmen kann. Diese Ausprägungen werden als Attribut-Elemente bezeichnet. Im Falle des Attributes „Geschlecht“ sind diese Ausprägungen „weiblich“ und „männlich“.


Attributqualifizierung

 


Ausgabe von Berichten

Für die Ausgabe von Berichten und Berichtsergebnissen stehen Ihnen verschiedene Optionen offen. Möglich sind z. B. das Drucken eines Berichts oder durch das Exportieren eines Berichts als PDF-, Excel-Datei oder als Text.



Auswahl der Attribute

Berichte können eine Attributauswahl besitzen. Diese wird beim Erstellen von Berichten mit dem Berichtsgenerator oder Ausführen eines Berichts angezeigt. Das Fenster, in dem Sie eine Auswahl treffen können, ist unten in der Abbildung dargestellt.

In der Auswahlbox "Verfügbar" sind die dem System bekannten Attribute aufgelistet. 
Suchen Sie nun die Attribute in der Auswahlbox, die Sie für Ihren Bericht benötigen. Sie können die jeweiligen Attribute selektieren und dann mit den in der Abbildung markierten Pfeil-Schaltflächen in die Auswahlbox Selektiert verschieben. Wollen Sie ein selektiertes Attribut nicht mehr anzeigen lassen, so können Sie es auf demselben Wege wieder aus der Selektiert-Box entfernen. 




Bei der Auswahl der Attribute sollte stets ein Zeit-Attribut wie Jahr, Semester oder Monat selektiert werden, da ansonsten bei bestimmten Attribut/Metrik-Kombination ungültige Berichtsergebnisse entstehen können.

Auswahl der Metriken

Die Auswahl der Metriken erfolgt auf dem gleichen Weg, wie bereits für die Auswahl der Attribute beschrieben (siehe Abbildung).





Auswahl eines Attributfilters

Die Definition einer Attributselektion bzw. Attributqualifizierung ermöglicht es Ihnen festzulegen, für welche Attribut-Elemente eines Attributes überhaupt Kennzahlen (Metriken) in Ihrem Bericht berechnet werden sollen.


Um eine Attributselektion bzw. Attributqualifizierung anzuwenden, wählen Sie wie in der ersten Abbildung dargestellt zunächst die gewünschte Hierarchie und danach das benötigte Attribut aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche, um Ihre Auswahl zu selektieren. Im Folgenden können Sie zwischen einer Selektion und einer Qualifizierung (vgl. erste Abbildung) auswählen. 

Bei der Qualifizierung ist die erste Einstellungsmöglichkeit die Auswahl des Attributfeldes (z. B. BEZ oder KNZ). Nutzen Sie hierfür nach Möglichkeit immer eine Kennzahl (KNZ), da sich diese im gesamten Datenbestand gewöhnlich nicht ändert. Das zweite Auswahlfeld gleich bietet Ihnen die Möglichkeit auszuwählen, welche Eigenschaften die Attribut-Elemente haben sollen, damit Sie im Bericht dargestellt werden (siehe zweite Abbildung). 


Für die Mehrzahl der Bedingungen ist es zwingend notwendig, einen Vergleichswert oder eine mit Semikola separierte Liste (z. B. Wert1; Wert2; Wert3) von Werten anzugeben. Diese Werte werden in das Eingabefeld Wert eingetragen.

Die Selektion "In der Liste enthalten" kann auch einfacher genutzt werden. Sie wählen hierzu wieder die gewünschte Hierarchie und hier das gewünschte Attribut, für das eine Auswahl erstellt werden soll. Nun können Sie sich mit einem Klick zusätzlich noch alle Attribut-Elemente des gewählten Attributes anzeigen lassen. Bringen Sie nun alle Attribut-Elemente, die Sie im ausgeführten Bericht sehen möchten mit Hilfe der Pfeil-Schaltfläche in das Feld Selektiert. In der dritten Abbildung ist genau dies illustriert.


Sie können Einschränkungen auch auf mehrere Attribute unterschiedlicher Hierarchien festgelegen. Hierzu sind die oben beschriebenen Schritte der Attributqualifizierung nochmals zu wiederholen.

Werden mehrere Attribute für die Qualifizierung selektiert, so ist eine weitere Einstellung zu treffen: Die Übereinstimmung legt fest, ob die Attributqualifizierungen mit einem logischen UND (=Schnittmenge; „Alle Selektionen“) oder mit einem logischen ODER (=Vereinigungsmenge; „Beliebige Selektion“) verknüpft werden.


Auswahl eines Metrikfilters

Im vorherigen Schritt wurde die anzuzeigende Datenmenge beschränkt, indem Bedingungen für Attribute definiert wurden. Dies ist auch mit Metriken möglich. Dieses Vorgehen wird daher auch Metrik-Qualifizierung genannt.  


Um eine Metrik-Qualifizierung anzuwenden, wählen Sie zunächst im linken Teilfenster (siehe Abbildung) die Metrik aus, für die eine Einschränkung definiert werden soll, und selektieren diese in das rechte Auswahlfenster. Die erste Auswahlmöglichkeit (im Beispiel Kleiner oder gleich) stellt vordefinierte Operatoren zur Verfügung, mit deren Hilfe die Kriterien für die Filterdefinition festgelegt werden können (vgl. zweite Abbildung in "Auswahl eines Attributfilters"). In dem Eingabefeld Wert ist der Wert einzutragen, gemäß dem eine Filterung vorgenommen werden soll (im Beispiel: 6). Zum Entfernen eines Filters wählen Sie den entsprechenden Eintrag im Feld Selektiert und verschieben Sie das Element mit dem Pfeil-Button nach links.

Sie können nacheinander beliebig viele Metrik-Qualifizierungen erstellen, jedoch sollten sie auch hier auf die Übereinstimmung achten (vgl. Auswahl eines Attributfilters). Am Ende der Seite finden Sie die Schaltfläche Bericht ausführen (oder auch Im Designmodus bearbeiten auf  , falls diese Auswahl zu Beginn, wie in der Abbildung in "Berichtsgenerator" zu sehen ist, aktiviert wurde), mit der Sie sich das Ergebnis Ihres Berichts ansehen können.


B

Begrüßungsseite

Nach der Anmeldung am CEUS-System gelangen Sie auf die Begrüßungsseite (siehe Abbildung), in der alle verfügbaren Projekte angezeigt werden. Um sich wieder vom System abzumelden, klicken Sie auf das Sternsymbol in der oberen linken Ecke der Begrüßungsseite und wählen Abmelden.

Zusätzlich steht Ihnen ein Projekt "Allgemeine Informationen" zur Verfügung, in dem nützliche Dokumente mit Informationen rund um das CEUS-System (u. a. Datenbestand, Kontakt) hinterlegt sind.


Durch Klick auf das Ordnersymbol eines Projektes, z. B. Studenten DEMO, gelangen Sie auf die Startseite des gewählten Moduls, die in der Abbildung  dargestellt ist. Sie können zurück zur Projektauswahl wechseln, indem Sie auf das Sternsymbol der Seite klicken und Projekte wählen.

Am unteren Rand kann eine Fußzeile angezeigt werden, die abhängig von den Systemeinstellungen an ihrer Organisation auf ausgewählten Seiten des Systems zur Verfügung steht (siehe Abbildung). Durch einen Klick können Sie den Bereich Dokumentation & Hinweise aufklappen, unter dem sich Verweise zu zusätzlichen Informationen befinden.


Bericht

Berichte bestehen aus zwei Komponenten:

  • dem Inhalt, d. h. die darzustellenden Daten sowie
  • der Formatierung, d. h. in welcher Form diese Daten dargestellt werden.

Gängige Darstellungsarten von Berichten sind Tabelle oder Diagramm (vgl. Diagramm-Darstellung eines Berichts).


Berichtsgenerator

Der Berichtsgenerator dient dem einfachen Erstellen von Berichten. Der Editor führt Sie durch verschiedene Auswahlmenüs, bis Sie einen vollständigen Bericht erstellt haben.

Nicht alle Benutzer haben das Recht, Berichte zu erstellen.


Sie starten den Berichtsgenerator, indem Sie in der Menüleiste auf den Link "Erstellen" klicken oder Sie nutzen den Link "Bericht erstellen" auf der Startseite des Projekts. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den Berichtsgenerator auswählen können.


Der Berichtsgenerator umfasst vier Schritte zur Berichtserstellung. Je nach gewählter Option in den Einstellungen können Sie diese Schritte auf einer Webseite bearbeiten oder sukzessive über mehrere Webseiten. Folgende Schritte sind zu durchlaufen:
1.    Auswahl der Attribute,
2.   Auswahl der Metriken,
3.   Auswahl eines Attributfilters (Attributqualifizierung) und
4.   Auswahl eines Metrikfilters (Metrikqualifizierung).

Der Schritt 1 (Auswahl der Attribute) im Berichtsgenerator ist ein so genanntes Pflichtfeld. Schritte 2-4 sind optionale Felder, d. h. Sie können auch Berichte ohne Metriken oder Filter erstellen. 

Am unteren Ende der Seite finden Sie die Schaltfläche Bericht ausführen, mit einem Klick darauf wird der entsprechende Bericht ausgeführt.

Die Anordnung der Attribute und Metriken in der Schablone (Pivotierung) sowie das Verschieben ausgewählter Attribute in den Page-by-Bereich kann bei der Berichtserstellung mit Hilfe des Berichtsgenerators nur in dem ausgeführten Bericht erfolgen.

C

CEUS (Computerbasierte Entscheidungunterstützungssystem)

CEUS ist eine webbasierte Business-Intelligence-Anwendung auf Basis einer weit verbreiteten Standardsoftware im Business-Intelligence-Umfeld. Im Kern beinhaltet CEUS ein Data-Warehouse-System (DWH-System) zur Aufbereitung und historisierten Speicherung konsistenter Daten aus unterschiedlichen hochschulinternen und externen Datenquellen. Die qualitätsgesicherten Daten können ad-hoc nach beliebigen Kriterien flexibel ausgewertet werden. Gleichzeitig ermöglicht CEUS die Realisierung eines hochschulweiten Berichtswesens, welches die Basis für eine standardisierte, flexible Informationsversorgung der Entscheidungsträger an der Hochschule bietet und gleichzeitig hochschulweit einheitliche Kennzahl- und Begriffsdefinitionen gewährleistet. Dabei kann der Zugriff auf die Daten für die einzelnen Nutzer mit Hilfe eines umfangreichen Berechtigungskonzepts geregelt werden.


D

Design-Modus

Durch einen Klick auf Erstellen in der Menüleiste Ihres Projektes kann ein Neuer Bericht im Design Modus (Leerer Bericht) geöffnet werden. Alternativ wäre es auch möglich, dass Sie im System ihrer Organisation zuerst auf die in der ersten Abbildung gezeigte Seite gelangen. Mit einem weiteren Links-Klick auf Leerer Bericht (oder Blank Report) gelangen Sie in den Design-Modus. 

In beiden Fällen wird ein neues Fenster (siehe untere Abbildung) geöffnet, in dem im linken Bereich der Seite eine Auswahl von verschiedenen Objekten (z. B. Attribute und Metriken) vorhanden ist. Mittels der Suchfunktion kann der Datenbestand auch vollständig durchsucht werden (leeres Eingabefeld, linke Leiste). Im rechten Bereich findet sich das leere Gerüst einer Schablone, auf das Berichtsobjekte platziert werden können. Oberhalb der Schablone befinden sich zwei weitere Felder. In das PAGE-BY-Feld können Page-by-Objekte platziert werden. Im darüber liegenden Feld können unterschiedliche Berichtsfilter definiert werden.


Haben Sie einen bestehenden Bericht geöffnet, so können Sie über das Symbolin der Symbolleiste oder über das Menü „Berichtsstartseite >> Design“ in den Design-Modus gelangen.

Diagramm-Darstellung eines Berichts

Die Berichtsergebnisse können auch in Form eines Diagramms angezeigt werden. Die Darstellungsformen Tabelle und Diagramm können auch miteinander kombiniert werden.



Dies ist besonders hilfreich, wenn die Darstellung eines Diagramms durch Änderungen im Bericht erreicht werden sollen





Über die drei Schaltflächen  können Sie hierbei zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln.
 


In den Diagrammmodus gelangen Sie ebenfalls über das Menü Startseite >> Bericht als Diagramm anzeigen. In der unteren Abbildung ist der vorherige Bericht in Diagrammform dargestellt.





Drag&Drop

Ziehen eines Objektes mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle.


Drillen

Die Drill-Funktion  bietet Ihnen die Möglichkeit ausgewählte Daten von Attributen auch zu einer anderen Hierarchie-Ebene in Beziehung zu setzen. Die Drill-Funktion kann aus diesem Grund auch nicht allen Nutzern zur Verfügung stehen. Es werden in diesem Zusammenhang drei Drill-Varianten unterschieden:

  • Drill-Down: Verfeinerung der Darstellung der bisherigen Berichtsobjekte durch einen Sprung auf die nächst niedrigerer Auswertungsebene innerhalb einer Hierarchie
  • Roll-Up: Aggregation eines Berichts auf die nächst höherer Ebene innerhalb der hierarchischen Beziehung der Attribute.
  • Drill-Anywhere: Detaillierung des Berichtsergebnisses durch ein Attribut einer anderen Hierarchie.

Eine Drilloperation verläuft in der Regel in zwei Schritten. Als erstes wählen Sie ein
Attribut aus, auf das eine Drillfunktion angewendet werden soll. Als zweites müssen Sie ein Attribut auswählen zu dem Sie drillen wollen. Sie können die Drill-Funktionen über Daten >> Drill-Funktion oder das Symbol  einblenden. Soll von dem Attribut Hochschulzugangsberechtigung Land ausgehend, die Darstellung der Werte verfeinert bzw. aggregiert werden, so ist ein Drill-Down bzw. Roll-Up entlang einer vom System vorgegebenen Hierarchie vorzunehmen. Die Attribute, die festgelegte Beziehungen innerhalb einer Hierarchie aufweisen, werden im Drop-Down-Menü angezeigt, woraus ein Objekt ausgewählt werden kann (siehe erste Abbildung). Durch einen Klick auf die Schaltfläche Übernehmen wird der Drill ausgeführt.

Eine weitere Möglichkeit zum Aufruf der Drill-Funktion besteht darin, mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile des Attributes, von dem aus gedrillt werden soll, zu klicken. In dem sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie den Menüpunkt Drill-Funktion (vgl. zweite Abbildung). Es wird Ihnen dann eine Liste der möglichen Attribute präsentiert. Ob es sich bei der Auswahl eines Attributes um einen Drill-Down oder Roll-Up handelt, wird mit den Pfeil-Symbolen neben den einzelnen Attributen verdeutlicht.

Sie können nicht nur ein Attribut als Ausgangsbasis für einen Drill benutzen. Es ist auch möglich direkt von einem Attribut-Element in einem Bericht zu drillen. Klicken Sie hierfür mit der rechten Maustaste direkt auf ein oder mehrere  Attribut-Element(e) (z. B. Deutschland). Danach erscheint zum Drill der Dialog aus der zweiten Abbildung. 
In der ersten und zweiten Abbildung sehen Sie jeweils noch den Menüpunkt Weitere Optionen…, diesen können Sie nutzen um einen Drill-Anywhere durchzuführen. Wie bereits beschrieben wurden Ihnen beim Drill-Down und Roll-Up nur Attribute angezeigt, die zur selben Hierarchie gehören. Diese Einschränkung existiert nun nicht mehr. Sie können ein beliebiges, Ihnen angebotenes Attribut wählen. Dazu wählen Sie eine Hierarchie aus der in der dritten Abbildung dargestellten Auswahlbox aus. Danach werden Ihnen alle Attribute der gewählten Hierarchie angezeigt. Mit der Schaltfläche Übernehmen wird der Drill durchgeführt. 





Drucken eines Berichts

Eine Option der Ausgabe ist die Druckfunktion. Sie können die Druckfunktion über das Menü und folgenden Pfad aufrufen Berichtsstartseite >> Drucken… oder Sie klicken auf die Schaltfläche . Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie verschiedene Druckeinstellungen treffen können. 
Für den Export in ein PDF-Dokument können Sie die folgende Schaltfläche  nutzen. Es öffnet sich ebenfalls ein neues Fenster, in dem Sie verschiedene Exporteinstellungen treffen können (siehe Abbildung).



Es hat sich in der Praxis bewährt, ein Berichtsergebnis nicht direkt von der Webseite aus zu drucken, da Sie so nur sehr geringen Einfluss auf das Druckergebnis haben. Ein besserer Weg ist das Exportieren des Berichts in ein Tabellenkalkulationsprogramm, in dem Sie weitere Modifikationen vornehmen können. Anschließend kann das angepasste Berichtsergebnis in diesem Programm gedruckt werden.

E

Entfernen von Objekten

Auch das Löschen von Objekten kann auf unterschiedliche Arten erfolgen. Die erste Möglichkeit ein Objekt zu entfernen, besteht durch die Schaltfläche, die für jedes Objekt angezeigt wird. Dieselbe Aktion kann auch über das Kontextmenü und den Menüeintrag Aus Tabelle entfernen erreicht werden. Das Kontextmenü wird durch einen Rechts-Klick auf den Spaltenkopf des zu entfernenden Objektes geöffnet.

Eine dritte Variante des Entfernens existiert, wenn Sie sich im Design-Modus  befinden. Sie können über den Menüpunkt Startseite und dann den Unterpunkt Design zu dieser Ansicht gelangen oder durch einen Klick auf diese Schaltfläche 
 
     


Erstellen von Berichten im Design-Modus

Öffnen Sie zunächst den Ordner Metriken und wählen Sie die gewünschte Metrik aus (z. B. „Studierende“). Sie können die Metriken entweder per Drag&Drop auf die Schablone ziehen oder mit einem doppelten Links-Klick die Metrik automatisch in die Schablone übernehmen lassen. Beim Drag&Drop wird Ihnen durch einen gelben Balken angezeigt, an welcher Stelle die Metrik angeordnet werden würde (siehe Abbildung).


Nachdem alle gewünschten Metriken auf der Schablone platziert sind, öffnen Sie den Ordner Attribute, suchen Sie ein Attribut (z. B. „Semester“) und ziehen Sie es in den Page-by-Bereich. Wie Sie Attribute in den Page-by-Bereich verschieben können, ist im Eintrag "Page-by-Bereich" erläutert. Sollten Sie eine Zeitreihe erstellen wollen, können Sie vor Ausführung des Berichts dieses Attribut (z. B. „Semester“) ggf. wieder in den Zeilenbereich der Tabelle zurückschieben.

Bei der Auswahl der Attribute sollte stets ein Zeit-Attribut wie Jahr, Semester oder Monat selektiert werden, da ansonsten bei bestimmten Attribut/Metrik-Kombination ungültige Berichtsergebnisse entstehen können.


Sie können alle Attribute auf dieselbe Weise in der Schablone anordnen, wie es bereits für die Metriken beschrieben wurde. Analog dazu können weitere Attribute in den Page-by-Bereich gezogen werden.



Erstellen von dynamischen Gruppierungen

Dynamische Gruppierungen (Custom Groups) stellt ein weiteres Hilfsmittel für die Berichtserstellung im CEUS-System dar. Mit dynamischen Gruppierungen können individuelle Gruppierungen von Attributelemente sowie individuelle Sortierreihenfolgen von Attributelementen spezifiziert und als eigenständiges, benanntes Objekt gespeichert werden können.


Eine neue dynamische Gruppierung kann über Erstellen >> Neue dynamische Gruppierung in der Menüleiste der Projektseite oder im Kontextmenü bei einem Rechtsklick z. B. auf persönliche Objekte angelegt werden (siehe erste Abbildung). 

Im Gruppierungs-Editor können der Name der dynamischen Gruppierung sowie die Gruppierungsbedingungen definiert werden. Neue Gruppierungen werden durch einen Klick auf Neues dynamisches Gruppierungselement und die Spezifikation der zu filternden oder zusammenzufassenden Elemente erstellt. Die definierte dynamische Gruppierung kann abschließend über die Funktion Speichern oder Speichern Unter im CEUS-System (z. B. in Persönliche Objekte) als eigenständiges, benanntes Objekt abgelegt werden (siehe zweite Abbildung).


Eine gespeicherte dynamische Gruppierung kann, analog zur Verwendung von Attributen, der Schablone eines Berichts hinzugefügt werden (siehe dritte Abbildung).

Bitte prüfen Sie, ob die definierte dynamische Gruppierung in mehreren Berichten eingesetzt werden kann. Speichern Sie Ihre Definition in dem „Persönlichen Ordner“ oder „Öffentlichen Ordner“ damit diese wiederverwendet und so Redundanzen vermieden werden können.

Erstellen von Filtern

Im CEUS-System können Filter unabhängig von einem Bericht definiert und als eigenes Objekt gespeichert werden. Dies ermöglicht die Wiederverwendung der vordefinierten Filter in unterschiedlichen Berichten und damit die Reduzierung des Aufwands bei der Berichtserstellung und -pflege. Ein neuer Filter kann über Erstellen >> Neuer Filter in der Menüleiste der Projektseite sowie im Kontextmenü bei einem Rechtsklick auf einen persönlichen Ordner angelegt werden (siehe erste Abbildung).

Nach Auswahl der Funktion „Filter erstellen“ öffnet sich der Filter-Editor. Das Erstellen des Filters ist analog zum Vorgehen bei der Definition von Filtern in einem einzelnen Bericht (vgl. Eintrag "Filtern im Design-Modus"). Per Drag&Drop oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können der Filterdefinition neue Attribute oder Attributelement hinzugefügt werden. Über logische Operatoren (z. B. UND, ODER) wird die Art der Verknüpfung von mehreren Bedingungen festgelegt (siehe zweite Abbildung).


Anschließend kann der Filter über die Funktion Speichern oder Speichern Unter als eigenständiges, benanntes Objekt im CEUS-System, z. B. in den Ordner Persönliche Objekte, abgelegt werden. Der vordefinierte Filter ist bei der Erstellung oder Anpassung von Berichten verwendbar (siehe dritte Abbildung).   


Bitte prüfen Sie, ob der definierte Filter in mehreren Berichten genutzt werden kann. Speichern Sie Ihre Definition in dem „Persönlichen Ordner“ oder „Öffentlichen Ordner“ (abhängig von der jeweiligen Berechtigung) damit diese wiederverwendet und so Redundanzen vermieden werden können.

Exportieren eines Berichts

Das Exportieren eines Berichtsergebnisses können Sie wie folgt erreichen: Wählen Sie im Menü Startseite >> Exportieren >> (gewünschtes Dateiformat). Hierauf öffnet sich ein Fenster mit Exportoptionen, wie in der Abbildung dargestellt. Dieses Fenster können Sie ebenfalls über die Schaltfläche öffnen.


Über die oberste Auswahlbox entscheiden Sie, ob der gesamte Bericht exportiert wird oder nur der aktuell angezeigte Teilausschnitt des Ergebnisses. Des Weiteren kann über die Radiobuttons im mittleren Bereich des Fensters festlegt werden, in welches Format der Bericht exportiert werden soll.


F

Filter

Ein Filter legt einen Ausschnitt aus dem Datenbestand fest, der in einem Bericht dargestellt werden soll. Filter schränken in der Regel die dargestellte Datenmenge in einem Bericht ein. Die Filterbedingung kann zum einen auf der Grundlage eines Attributes, dies wird als Attributselektion bzw. Attributqualifizierung bezeichnet, oder zum anderen auf der Grundlage einer Metrik, was als Metrikqualifizierung bezeichnet wird, erfolgen.


Filter und Schablonen wiederverwenden

Beim Speichern von Berichten (vgl. Eintrag "Speichern von Berichten") finden Sie, wie in der Abbildung gezeigt, zusätzlich die Reiter Filter und Schablone. Hier können Sie die im Bericht verwendeten Filter- und Schablonendefinitionen als eigenständige Objekte abspeichern. Dies hat den Vorteil, dass ein so abgelegtes Filterobjekt (genau wie Attribute und Metriken) mehrfach wiederverwendet werden kann.


Bitte überprüfen Sie, ob die von Ihnen gewünschte Filter- oder Schablonendefinition bereits in den „Persönlichen Ordner“ oder „Öffentlichen Ordner“ existiert. Verwenden Sie ggf. diese, um Redundanzen zu vermeiden.


Änderungen an bereits existierenden Filter- oder Schablonenobjekten können durch ein Überspeichern des ursprünglichen Objekts erreicht werden, d. h. dass z. B. die neu definierten oder angepassten Filterregeln nun unter einen bereits existieren Filterobjekt gespeichert werden.


Ändern Sie ein Filterobjekt durch Überspeichern ab, so wirkt sich dies auf alle Berichte, die dieses Objekt verwenden, aus.

Filtern im Design-Modus

Die Berichtsobjekte, nach denen gefiltert werden soll, können per Drag&Drop in den Berichtsfilter-Bereich gezogen werden (analog zum Page-by-Bereich). Daraufhin erscheint ein Fenster zur Qualifizierung oder Selektion von Daten (erste Abbildung).

Um eine Attributselektion bzw. Attributqualifizierung anzuwenden, wählen Sie wie zunächst das benötigte Attribut. Die Auswahl des Attributs erfolgt im Objektexplorer (linke Leiste, erste Abbildung). Sie finden das Attribut z. B. mit Hilfe der Suchfunktion, über die Attribute-Liste, oder durch Navigation in den definierten Hierarchien der Attribute. Das benötigte Attribut selektieren Sie über Rechtsklick Zur Filterdefinition hinzufügen oder per Drag&Drop in den Bereich des Berichtsfilters.

Im Folgenden können Sie zwischen einer Qualifizierung und einer Selektion (Auswahl) auswählen (zweite Abbildung). 
Beim Qualifizieren ist die erste Einstellungsmöglichkeit (Feld mit BEZ) die Auswahl des Attributfeldes (z. B. BEZ oder KNZ). Nutzen Sie hierfür nach Möglichkeit immer eine Kennzahl (KNZ), da sich diese im gesamten Datenbestand gewöhnlich nicht ändert.
Das zweite Auswahlfeld gleich bietet Ihnen die Möglichkeit auszuwählen, welche Eigenschaften die Attribut-Elemente haben sollen, damit Sie im Bericht dargestellt werden (siehe dritte Abbildung). 

   

Für die Mehrzahl der Bedingungen ist es zwingend notwendig, einen Vergleichswert oder eine mit Semikola separierte Liste (z. B. Wert1; Wert2; Wert3) von Werten anzugeben. Diese Werte werden in das Eingabefeld Wert eingetragen.
Die Auswahl bzw. Selektion In der Liste enthalten kann auch einfacher genutzt werden. Sie wählen hierzu wieder die gewünschte Hierarchie und hier das gewünschte Attribut, für das eine Auswahl erstellt werden soll. Nun können Sie sich mit einem Klick zusätzlich noch alle Attribut-Elemente des gewählten Attributes anzeigen lassen. Bringen Sie nun alle Attribut-Elemente, die Sie im ausgeführten Bericht sehen möchten mit Hilfe der Pfeil-Schaltfläche in das Feld Selektiert. In der vierten Abbildung ist genau dies illustriert.

Sie können Einschränkungen auch auf mehrere Attribute unterschiedlicher Hierarchien festgelegen. Hierzu sind die oben beschriebenen Schritte der Attributqualifizierung nochmals zu wiederholen.

Werden mehrere Attribute für die Qualifizierung selektiert, so ist eine weitere Einstellung zu treffen: Die Übereinstimmung legt fest, ob die Attributqualifizierungen mit einem logischen UND (=Schnittmenge; „Alle Selektionen“) oder mit einem logischen ODER (=Vereinigungsmenge; „Beliebige Selektion“) verknüpft werden.

Um eine Metrik-Qualifizierung anzuwenden, wählen Sie zunächst die Metrik aus, für die eine Einschränkung definiert werden soll, und fügen Sie diese über Rechtsklick Zur Filterdefinition hinzufügen oder Drag&Drop dem Bereich des Berichtsfilters hinzu (z. B. Studierende). Die erste Auswahlmöglichkeit (im Beispiel Größer oder gleich als) stellt vordefinierte Operatoren zur Verfügung, mit deren Hilfe die Kriterien für die Filterdefinition festgelegt werden können (vgl. fünfte Abbildung). In dem zweiten Eingabefeld ist der Wert einzutragen, gemäß dem eine Filterung vorgenommen werden soll (im Beispiel: 100). Zum Entfernen eines Filters klicken Sie für den entsprechenden Eintrag auf dasSymbol.


Sie können nacheinander beliebig viele Metrik-Qualifizierungen erstellen, jedoch sollten sie auch hier auf die Verknüpfung mit logischen Operatoren UND bzw. ODER achten. Zur Übernahme des Filters in den Bericht ist die Schaltfläche Übernehmen anzuklicken. Für das Entfernen einer Filterbedingung steht Ihnen der Buttonzur Verfügung. Über die Schaltfläche  (Bericht ausführen) führen Sie den Bericht aus und können sich die Ergebnisse Ihres Berichts ansehen.
Darüber hinaus ist es auch möglich, nach mehreren Metriken bzw. Attributen gleichzeitig zu filtern. Diese komplexen Filter werden aus einzelnen Filterbedingungen zusammengesetzt und über logische Operatoren miteinander verknüpft. Ein Beispiel hierfür wird in der sechsten Abbildung gezeigt:



Zur Definition solcher komplexen Filter stehen neben der als Standard gesetzten UND-Verknüpfung auch ODER, UND NICHT und ODER NICHT zur Verfügung. Die entsprechende Auswahl erscheint beim Klick auf die zu ändernde Verknüpfung. Mit den Pfeilenkann die Reihenfolge der einzelnen Filterbedingungen bearbeitet werden und mitdie Einrückung. Durch die Einrückungen der Bedingungen wird festgelegt auf welche Filterbedingungen sich die einzelnen Verknüpfungen beziehen.


Filtern von Daten

In vielen Fällen, insbesondere wenn Sie mit vorgefertigten Berichten arbeiten, ist für Ihre Fragestellung nur ein Teil der angezeigten Berichtsdaten von Interesse. Durch das Filtern der Berichtsdaten ist es möglich, einen bestimmten Datenbereich eines Berichts auszuwählen. Um einen Bereich des Berichts zu filtern, gehen Sie wie folgt vor: 
Sie öffnen einen bestehenden Bericht und wählen eine oder mehrere  zu selektierenden Zeilen in dem Bericht mit der linken Maustaste aus. Klicken Sie hierbei nicht direkt auf das Attribut-Element, sondern rechts neben das angezeigte Wort und halten Sie für mehrere Elemente die STRG-Taste gedrückt. Anschließend wählen Sie im Menü Daten >> Markierten Bereich filtern aus. In der Abbildung sind diese Schritte grafisch dargestellt.

Diese Art der Filterung wird als Attributselektion bezeichnet. Sie wählen bei der Attributselektion eine Teilmenge der verfügbaren Attribut-Elemente aus und beschränken damit die Berechnung von Kennzahlen auf diesen Bereich.

 
Im Design-Modus  steht Ihnen eine weitere Variante zur Verfügung, um Filter zu erstellen. Bei der so genannten Attribut- bzw. Metrikqualifizierung müssen Sie nicht einzelne Elemente auswählen, stattdessen definieren Sie einen Bereich in dem Werte bzw. Attribut-Elemente liegen müssen, damit diese im Bericht angezeigt werden. 


Formatieren eines Berichts

Die Formatierung eines Berichts können Sie über die in der Abbildung gezeigte Symbolleiste anpassen. Dazu müssen Sie in den unten gezeigten Auswahlboxen (z. B. Alle Tabellenzellen) spezifizieren, welchen Teil des Berichts Sie verändern wollen. Nachdem Sie einen Teil des Berichts ausgewählt haben können Sie die Formatierung mit Hilfe der in der Abbildung  dargestellten Schaltflächen ändern. Die verfügbaren Funktionen sind mit denen von Textverarbeitungsprogrammen vergleichbar.




Formatieren eines Diagramms

Um ein Diagramm zu formatieren, sollten Sie zunächst das Formatierungsfenster für Diagramme öffnen. Dieses können Sie über das Menü Format >> Diagramm… einblenden. Im geöffneten Fenster Formatierung: Diagramm kann nun zwischen den verschiedenen Reitern (u. a. Allgemein, Format) gewählt werden.

Die allgemeinen Einstellungen ermöglichen es Ihnen, den Typ des Diagramms festzulegen. Es stehen Ihnen verschiedene Diagrammtypen zur Verfügung (z. B. Kreisdiagramme, Histogramme, Liniendiagramme). Zu jedem dieser Diagrammtypen können Sie einen Untertyp wählen. Der Diagrammuntertyp bietet weitere Optionen, die Darstellung der Daten zu beeinflussen.

Zu den allgemeinen Formatierungsmöglichkeiten zählt auch die Angabe der Kategorien. Über das Eingabefeld Kategorien können Sie festlegen, wie viele Werte auf der horizontalen Achse ihres Diagramms dargestellt werden sollen. Mit der Angabe der Reihen kann diese Vorgabe auch für die vertikale Achse des Diagramms getroffen werden.

Unter dem Reiter Format finden Sie alle Einstellungen um die Darstellung der Zeichen, die in einem Diagramm genutzt werden, anzupassen. Diese Einstellungen sind mit denen gängiger Textverarbeitungsprogramme vergleichbar. Wenn Sie die Darstellung eines bestimmten Textes verändern wollen, so können Sie in den in der Abbildung dargestellten Auswahlfelder die Schriftart, die Schriftgröße, der Schriftstil, die Schriftfarbe und weitere Effekte geändert werden.
 

Sie können die Änderungen mit der Schaltfläche Übernehmen in ihr Diagramm übernehmen. Die Änderungen werden sichtbar und das Fenster bleibt geöffnet. Mit der Schaltfläche OK werden ihre Änderungen ebenfalls übernommen und das Formatierungsfenster wird geschlossen.


H

Hierarchie

Eine Hierarchie beschreibt Verwandtschaftsbeziehungen zwischen unterschiedlichen Attributen. Dabei ist es in der Regel so, dass die Daten für Attribute bzw. Attribut-Elemente die höher in einer Hierarchie stehen einen geringeren Detaillierungsgrad aufweisen als Attribute bzw. Attribut-Elemente die am Ende einer Hierarchie angeordnet sind. Dies können Sie sich am Beispiel einer Hochschule verdeutlichen. Für Ihren organisatorischen Aufbau könnte folgende Hierarchie angenommen werden: Hochschule → Fakultäten → Lehrstühle.


K

Kennwort ändern

Sie können Ihr Kennwort für das CEUS-System jederzeit ändern. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie am System angemeldet sind und ein Projekt geöffnet haben. In der linken Menüleiste der Projektseite finden Sie die Funktion "Kennwort ändern". Alternativ kann diese Funktion auch über die Benutzereinstellungen aufgerufen werden. Klicken Sie hierfür auf ihren Benutzernamen in der oberen rechten Ecke der Projektseite.

Im linken Bereich des Fensters können Sie über den letzten Punkt "Kennwort ändern" Ihr Passwort neu vergeben (siehe Abbildung).


Geben Sie dazu Ihr altes Kennwort in das erste Feld und in den beiden weiteren Feldern das neue Passwort ein. Achten Sie bitte darauf, dass Sie im Feld Kennwortbestätigung das Passwort wie im Feld Neues Kennwort eingeben.


M

Metrik

Metriken sind Kennzahlen, die mit Hilfe des Systems ausgewertet werden können. Sie entsprechen Berechnungen, die auf Basis der in der Datenbank gespeicherten Daten durchgeführt werden. Metriken lassen sich mit Formeln in einem Tabellenkalkulationsprogramm vergleichen. Metriken beinhalten numerische Werte und beschreiben quantitative Eigenschaften, die in einem Bericht angezeigt werden, bzw. mit welchen gerechnet wird. Beispielsweise stellt die Summe der Studierenden eine mögliche Metrikdefinition dar.


Metrikqualifizierung

 


Modifizieren von Berichten und anderen Objekten

Das Ändern (z. B. Umbenennen oder Verschieben) oder Löschen von Ordnern und Objekten (z. B. Berichte oder Filter) können Sie über das Kontextmenü des Objektes oder Ordners durchführen. Klicken Sie dazu in der Ordnerübersicht mit der rechten Maustaste auf das zu modifizierenden Objekt und wählen Sie den gewünschten Menüeintrag aus.


Ö

Öffnen eines bestehenden Berichts

Das Öffnen eines bestehenden Berichts ist vergleichbar mit dem Öffnen einer Datei. Navigieren Sie entweder über den Ordner Öffentliche Berichte oder dem Ordner Persönliche Berichte zu einem beliebigen Bericht.
Beispiel: Studenten DEMO >> Öffentliche Berichte >> Standardberichte >> Studierende nach HZB-Land und Geschlecht.

Berichte sind durch die Symbole oder zu erkennen . Durch einen einfachen Klick auf das Symbol oder den Titel des Berichts kann ein Bericht geöffnet werden. Durch das Öffnen des Berichts wird eine Anfrage an das System gestellt, um die notwendigen Daten für den jeweiligen Bericht zu erhalten. Diese werden (graphisch) aufbereitet und auf der Webseite in Tabellenform dargestellt. Das gleiche gilt für Berichte, die als Diagramm gespeichert worden sind. Diese werden durch die Symboleodergekennzeichnet.
Dieser Vorgang, insbesondere die Anfrage an das Data-Warehouse kann bei komplexen Berichten einige Minuten in Anspruch nehmen. In der Regel stehen die Ergebnisse aber nach wenigen Sekunden zur Verfügung.
Die Webseite, die den Bericht beinhaltet, bietet mehrere Möglichkeiten die Darstellung der Ergebnisse nachträglich zu verändern. Im nächsten Abschnitt werden die Optionen zur Berichtsbearbeitung näher beschrieben. In der Abbildung ist ein Beispielbericht dargestellt.
 



Manche Berichte werden nicht direkt ausgeführt, sondern erfordern eine Benutzereingabe. Damit kann ein Bericht für mehrere Fragestellungen verwendet werden. Die untere Abbildung  zeigt eine Eingabeaufforderung. Es werden ein oder mehrere Auswahlboxen für verschiedene Attribute angezeigt. Hier können Sie die Attributelemente auswählen, die in Ihrem Bericht angezeigt werden sollen. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird mit Klick auf die Schaltfläche Bericht ausführen, dieser angezeigt.




O

OLAP-Services

Die OLAP-Services erleichtern das Arbeiten mit abgeleiteten Elementen (z. B. abgeleitete Metriken oder abgeleitete Attributen). Mit wenigen Mausklicks können prozentuale Anteile, Ränge, eigene Berechnungen und neue Metriken auf Basis bereits vorhandener angelegt oder ein neues Attributelement aus bestehenden Elementen gebildet werden.


P

Page-by-Bereich

Die Page-by-Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, umfangreiche Berichte übersichtlicher zu gestalten, ohne auf Informationen verzichten zu müssen. Die Page-by-Funktion (siehe erste Abbildung) erlaubt es, Attribute von der Schablone in den Bereich oberhalb des Berichts zu ziehen (Drag&Drop). Ein Attribut kann auch über die Schaltflächein den Page-by-Bereich verschoben werden.

Nachdem ein Attribut in den Page-by-Bereich gezogen wurde, wird es nicht mehr in der Kreuztabelle angezeigt. Stattdessen kann über eine Auswahlbox ein beliebiges Attribut-Element des Attributes selektiert werden. Der Bericht wird nun in Bezug auf dieses Attribut-Element angezeigt. Beispielsweise ist ein Bericht, welcher Informationen über alle Hochschulen anzeigt, sehr groß und damit unübersichtlich. Sie können in diesem Fall, das Attribut „Hochschule“ in den Page-by-Bereich ziehen. Das Attribut wird dadurch aus der Schablone entfernt und es kann nun über die Auswahlbox (Page-by-Auswahl) eine einzelne Hochschule selektiert werden. Der Bericht zeigt dann nur die für diese Hochschule relevanten Daten (siehe zweite Abbildung). Sie können eine beliebige Anzahl an Attributen in den Page-by-Bereich ziehen.


Eine weitere Möglichkeit, ein Attribut in diesen Bereich zu verschieben bietet das Kontextmenü, das sich nach einem Rechts-Klick auf einen Spaltenkopf öffnet (siehe dritte Abbildung). 
  



Pivotierung

Die Technik des Verschiebens von Attributen und Metriken in der Kreuztabelle wird als Pivotieren bezeichnet. Das Pivotieren kann auf mehrere Arten durchgeführt werden:
Per Drag&Drop  können Sie ein Attribut oder Metrik an die gewünschte Stelle auf den Bericht ziehen. Markieren Sie hierfür das Objekt mit der linken Maustaste und verschieben Sie es mit gedrückter Taste. Ein gelber Balken zeigt Ihnen während des Ziehens an, wohin das Objekt verschoben wird. Der Pfeil verdeutlicht in der folgenden Abbildung die Bewegung der Maus.


Die zweite Möglichkeit um die Position von Objekten anzupassen, sind die unten abgebildeten Schaltflächen, die bei jedem verschiebbaren Objekt mit eingeblendet werden (sofern die Funktion unter Extras >> Pivot-Schaltflächen aktiviert wurde).

Folgende Schaltflächen stehen zur Verfügung:

Objekt aus dem Zeilenbereich in den Spaltenbereich verschieben. 
Objekt aus dem Spaltenbereich in den Zeilenbereich verschieben.
Objekt innerhalb des Zeilenbereiches verschieben.                
Objekt innerhalb des Spaltenbereiches verschieben.      




Projektordner „Allgemeine Informationen“

In diesem Projekt befinden sich Administrative-Informationen zu dem entsprechenden CEUS-System. Die jeweiligen Informationen sind in einzelnen Dokumenten abgelegt, die sich durch einen einfachen Klick öffnen lassen. Die Abbildung zeigt die verfügbaren Dokumente:
 



Dokumente und Downloads stellt eine Sammlung von Verweisen z. B. auf die Downloadseite dieses Benutzer-Leitfadens oder auf weitere Schulungsunterlagen dar.

Aktueller Datenbestand ist ein Bericht, der auch auf der Begrüßungsseite zu sehen ist und einen Überblick über die im System befindlichen Daten gibt.
Häufig gestellte Fragen (FAQs) ist ein Dokument, in dem Fragen, die immer wieder auftreten, beantwortet werden.

Kontakt gibt Ihnen Informationen über die Kontaktdaten Ihrer fachlichen und technischen CEUS-Ansprechpartner.

Zusätzlich können z. B. Hinweise bereitgestellt werden, die aktuelle Informationen und Neuigkeiten zu CEUS beinhalten. Möglich ist beispielsweise das Vorstellen neuer Funktionen oder Probleme.

Die Verfügbarkeit des Projektordners „Allgemeine Informationen“ ist abhängig von der Gestaltung des CEUS-Systems an ihrer Organisation.


Projektstartseite

Die Projektstartseite ist in einen Kopfbereich, eine Menüleiste und einen Hauptbereich gegliedert. Der Kopfbereich beinhaltet eine Navigationsleiste mit Zurück- und Weiter-Schaltflächen sowie der aktuellen Pfadangabe (siehe Abbildung). Über ihren Nutzernamen öffnen Sie die Einstellungen und melden sich vom System ab.


Die Menüleiste (links) erlaubt den Schnellzugriff auf zentrale Funktionen zum Erstellen neuer Objekte, z. B. Berichte erstellen, die Ordner Öffentliche Berichte und Persönliche Berichte, die zuletzt aufgerufenen Objekte (Letzte) sowie das Ändern ihres Kennworts.

Der Hauptbereich der Projektstartseite ist individuell gestaltbar und kann deshalb an ihrer Organisation eine andere Ansicht bzw. Struktur aufweisen. Im Hauptbereich des Demo-Systems sehen Sie unter Durchsuchen auf erster Ebene die zwei Ordner Öffentliche Berichte und Persönliche Berichte. In diesen Ordnern befinden sich Berichte, die bereits erstellt wurden.

Alle Berichte, die sich in Ihrem Ordner Persönliche Berichte befinden, können nur von Ihnen eingesehen und verändert werden. Die Berichte die in dem Ordner Öffentliche Berichte abgelegt wurden, sind allen Benutzern  zugänglich. So können auf einfache Weise erstellte Berichte „veröffentlicht“ werden.

Unter der Überschrift Entwickeln befinden sich Links auf alle Objekte, die im Rahmen Ihrer Nutzerberechtigung erstellt und manipuliert werden können. Im Beispiel ist dies Bericht erstellen. Über diesen Link gelangt man zu einer weiteren Seite, auf der Sie entscheiden können, auf welche Weise Sie einen Bericht erstellen wollen.


S

Schablone

Die Schablone ist der zentrale Begriff, wenn es um die Formatierung eines Berichts geht. Mit Hilfe der Schablone können Sie die Anordnung der Attribute und Metriken, die in der Kreuztabelle dargestellt werden, festlegen. Wie dies in der Praxis aussieht, wird in dem Eintrag "Anpassen der Schablone" genau illustriert (z. B. Festlegung, dass die Anzahl der Studenten auf der X-Achse dargestellt werden soll und die Differenzierung auf Grundlage des Geschlechtes auf der Y-Achse).


Sortieren der Berichtsdaten

Sie können die Daten einer Tabelle sortieren lassen. Diese Sortierung kann in Abhängigkeit von einer oder mehreren Spalten erfolgen. Die Werte einer Spalte können aufsteigend oder absteigend sortiert werden. Eine Sortierung kann bei Metriken vom größten zum kleinsten Wert und umgekehrt erfolgen. Bei Attributen erfolgt eine lexikographische Sortierung.

Eine Sortierung kann durch einen Links-Klick auf die Schaltflächeoder erreicht werden (sofern die Funktion unter Extras >> Sortierschaltflächen aktiviert wurde). Diese Schaltfläche wird in jeder Spalte eingeblendet. Durch einen weiteren Klick auf die Schaltfläche kann die Sortierung für diese Spalte von absteigend zu aufsteigend geändert werden. Die gleiche Sortierfunktion ist auch über das Kontextmenü erreichbar. Das Kontextmenü öffnet sich, wenn Sie über der zu sortierenden Spalte einen Rechts-Klick ausführen. Wählen Sie in dem erscheinenden Kontextmenü entsprechend Sortieren aus. Die Sortierung über die gezeigten Schaltflächen oder das Kontextmenü kann nur über eine Spalte erfolgen (erste Abbildung).



Soll eine Sortierung in Abhängigkeit von mehreren Spalten erfolgen, so müssen Sie unter dem Menüpunkt Daten den Unterpunkt Sortieren… auswählen. Es öffnet sich das in der unteren Abbildung gezeigte Fenster. 
Hier können Sie mehrere Zeilen oder Spalten, die Reihenfolge und die Art der Sortierung auswählen. Dasselbe Fenster öffnet sich ebenfalls durch einen Klick auf die
Schaltflächein der Symbolleiste Daten.




Speichern von Berichten

Eine weitere Aktion ist das Speichern eines Berichts. Geänderte sowie neu erstellte Berichte können Sie über das Menü Berichtsstartseite >> Speichern unter oder  die Schaltfläche speichern. Das Speichern kann auch über die Schaltflächeerfolgen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass ein geänderter (bereits gespeicherter) Bericht überschrieben wird und keine weitere Abfrage der Speicheroptionen erfolgt.
Um erstellte Berichte schnell und einfach wieder zu finden, können Sie diese in einer Ordnerstruktur ablegen. Ist noch kein Ordner oder kein passender Ordner für ihren Bericht verfügbar, so können Sie einen neuen Ordner mit der gewünschten Bezeichnung anlegen (siehe erste Abbildung). Klicken Sie auf das Symbolund geben Sie dann im Fenster Ordner erstellen den gewünschten Namen und eine Beschreibung ein.

  

Im oberen Bereich des Fensters können Sie festlegen, ob nur Sie Zugriff auf diesen Bericht haben sollen oder ob alle Benutzer diesen Bericht ausführen dürfen (Öffentliche Berichte). Wollen Sie den Bericht noch nicht veröffentlichen, so speichern Sie ihn einfach in dem Ordner Persönliche Berichte.


Nicht alle Benutzer haben das Recht, Berichte im „Öffentlichen Ordner“ zu speichern.


Das Bericht speichern-Fenster bietet Ihnen zudem noch die Möglichkeit, dem Bericht einen Namen zu geben und eine Beschreibung seines Inhalts und seiner Bedeutung zu hinterlegen.
Sind für den Bericht Benutzereingaben erforderlich, so steht im Bericht SpeichernFenster zudem noch eine Checkbox Bericht als Eingabe beibehalten zur Auswahl (siehe zweite Abbildung). Wird hier kein Häkchen gesetzt erfolgt das Speichern des Berichts in statischer Form, d. h. beim erneuten Ausführen des Berichts werden die vor dem Speichern gesetzten Eingaben automatisch ohne Wahlmöglichkeit verwendet (vgl. erste Option der Erweiterten Optionen). Sollen die Nutzer auch in Zukunft beim Ausführen des Berichts nach Eingaben gefragt werden, d. h. die Auswahl der Attribute, Metriken oder Filterbedingungen ändern können, so ist das Häkchen Bericht als Eingabe beibehalten zu setzen (vgl. zweite Option der Erweiterten Optionen).
Die Erweiterten Optionen lassen eine detaillierte Einstellung der zu speichernden Eingaben zu, d. h. in welcher Weise die Eingaben beim erneuten Ausführen des Berichts abgefragt werden:


Bericht statisch speichern: Bei dieser Option wird der Bericht statisch gespeichert, so dass Schablone und Filter des Berichts beim erneuten Ausführen nicht mehr verändert werden können.

Bericht mit Eingabeobjekt(en) speichern: Hier muss der Nutzer beim erneuten Ausführen des Berichts zunächst wieder Eingaben zu Schablone oder Filter beantworten:

  • Nur Filter werden abgefragt: Die Schablone (d. h. die ausgewählten Attribute und Metriken) kann nicht mehr verändert werden. Der Nutzer kann lediglich die Selektionskriterien der Daten (Filterbedingungen) modifizieren.
  • Nur Schablonen werden abgefragt: Die Filterbedingungen (Selektionskriterien) können nicht mehr verändert werden. Der Nutzer kann die ausgewählten Attribute und Metriken ändern.
  •  Filter und Schablonen werden abgefragt: Beim erneuten Ausführen des Berichts hat der Nutzer die Möglichkeit, die ausgewählten Attribute und Metriken sowie die Filterbedingungen des Berichts anzupassen.

Am Beispiel des beschriebenen Berichtgenerators lässt sich dies verdeutlichen:

Wird ein Bericht mit Hilfe des Berichtgenerators erstellt, so ist eine Auswahl von Metriken und Attributen per Benutzereingabe zu treffen. Diese Objekte definieren die Schablone und stellen damit das Grundgerüst eines Berichts dar. Soll die Schablone beim Ausführen des Berichts nicht mehr verändert werden, dann sind unter den Erweiterten Optionen die Option Bericht statisch speichern oder Nur Filter werden abgefragt auszuwählen. Sollen dagegen die Filterbedingungen (Attribut- und Metrikqualifizierungen) nicht mehr verändert werden, dann wählen Sie Nur Filter werden abgefragt an, wenn der Nutzer die Filterbedingungen des Berichts dynamisch festlegen soll oder stellen den Nutzern einen statischen Bericht zur Verfügung (Bericht statisch speichern), wenn keine erneute Nutzereingabe erfolgen soll. Bei der dynamischen Abfrage der Filterbedingungen können sie mit einem Häkchen ihre Aktuellen Eingabeantworten als Standard-Eingabeantworten festlegen, um bei der nächsten Berichtsausführung gezielt zum gewünschten Ergebnis zu gelangen.


Ü

Übersicht der Menüs zur Berichtsbearbeitung

In der ersten Abbildung ist die Menüleiste und ein zugehöriger Menübaum (Startseite), welcher nach Aufruf eines Berichts zur Verfügung steht, dargestellt. Die einzelnen Funktionen werden in den folgenden Abschnitten vorgestellt und ihre Funktionsweise erläutert. Sollten bestimmte Menüpunkte bei Ihnen nicht vorhanden sein, so liegt dies an ihren Benutzerrechten.


Unter dem Menüpunkt Berichtsstartseite können Sie bestehende Berichte speichern, ausdrucken oder in ein anderes Format exportieren (z. B. Excel oder PDF). Neben der Tabellenansicht ist auch die Diagramm- oder kombinierte Ansicht möglich. 
In dem Menüpunkt Extras finden Sie Optionen, mit denen Sie die Bildschirmanzeige verändern können. Es ist ebenfalls möglich, sich zusätzliche Informationen zu einem Bericht anzeigen zu lassen (z. B. Berichtsdetails oder Ergebnisfilter). 
Der Daten-Menüpunkt beinhaltet verschiedene Möglichkeiten der Berichtsbearbeitung. Die wichtigsten Funktionen hier sind die Sortierfunktion, die Einstellung des Drillens, weitere Filtermöglichkeiten und das Einblenden unterschiedlicher Zwischensummen.
Der Menüpunkte Tabelle bzw. Diagramm stellen Möglichkeiten zur Berichts- bzw. Diagrammbearbeitung zur Verfügung. 
Der letzte Menüpunkt Format enthält die Formatierungsfenster für die Berichts- und Diagrammansicht.
Viele der über das Menü steuerbaren Funktionen können auch über die Symbolleiste aktiviert werden (siehe untere Abbildung). 


Häufig können Systemfunktionen auch direkt über das jeweilige Kontextmenü aufgerufen werden. Die zur Verfügung stehenden Funktionen im Kontextmenü hängen von dem Objekt ab, auf das Sie geklickt haben. In der unteren Abbildung ist das Kontextmenü, das bei einem Rechts-Klick auf einen Spaltenkopf erscheint, dargestellt.




W

Weitere Benutzereinstellungen

Die Benutzereinstellungen sind mit Standardwerten vorbelegt. Diese müssen in der Regel nicht modifiziert werden, z. B. die Papiergröße beim Druck oder PDF-Export. 
Sollte es trotzdem erforderlich sein, Änderungen vorzunehmen, so wählen Sie im linken Bereich des Fensters (siehe Abbildung) den Bereich aus und setzen Sie die Einstellungen. Bestätigen Sie die Änderungen mit dem Speichern-Button bzw. mit der Schaltfläche Übernehmen am Ende der Seite.


 



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