Glossar Benutzerleitfaden

Das Öffnen eines bestehenden Berichts ist vergleichbar mit dem Öffnen einer Datei. Navigieren Sie entweder über den Ordner Öffentliche Berichte oder dem Ordner Persönliche Berichte zu einem beliebigen Bericht.
Beispiel: Studenten DEMO >> Öffentliche Berichte >> Standardberichte >> Studierende nach HZB-Land und Geschlecht.

Berichte sind durch die Symbole oder zu erkennen . Durch einen einfachen Klick auf das Symbol oder den Titel des Berichts kann ein Bericht geöffnet werden. Durch das Öffnen des Berichts wird eine Anfrage an das System gestellt, um die notwendigen Daten für den jeweiligen Bericht zu erhalten. Diese werden (graphisch) aufbereitet und auf der Webseite in Tabellenform dargestellt. Das gleiche gilt für Berichte, die als Diagramm gespeichert worden sind. Diese werden durch die Symboleodergekennzeichnet.
Dieser Vorgang, insbesondere die Anfrage an das Data-Warehouse kann bei komplexen Berichten einige Minuten in Anspruch nehmen. In der Regel stehen die Ergebnisse aber nach wenigen Sekunden zur Verfügung.
Die Webseite, die den Bericht beinhaltet, bietet mehrere Möglichkeiten die Darstellung der Ergebnisse nachträglich zu verändern. Im nächsten Abschnitt werden die Optionen zur Berichtsbearbeitung näher beschrieben. In der Abbildung ist ein Beispielbericht dargestellt.
 

Manche Berichte werden nicht direkt ausgeführt, sondern erfordern eine Benutzereingabe. Damit kann ein Bericht für mehrere Fragestellungen verwendet werden. Die untere Abbildung  zeigt eine Eingabeaufforderung. Es werden ein oder mehrere Auswahlboxen für verschiedene Attribute angezeigt. Hier können Sie die Attributelemente auswählen, die in Ihrem Bericht angezeigt werden sollen. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird mit Klick auf die Schaltfläche Bericht ausführen, dieser angezeigt.

In der ersten Abbildung ist die Menüleiste und ein zugehöriger Menübaum (Startseite), welcher nach Aufruf eines Berichts zur Verfügung steht, dargestellt. Die einzelnen Funktionen werden in den folgenden Abschnitten vorgestellt und ihre Funktionsweise erläutert. Sollten bestimmte Menüpunkte bei Ihnen nicht vorhanden sein, so liegt dies an ihren Benutzerrechten.

Unter dem Menüpunkt Berichtsstartseite können Sie bestehende Berichte speichern, ausdrucken oder in ein anderes Format exportieren (z. B. Excel oder PDF). Neben der Tabellenansicht ist auch die Diagramm- oder kombinierte Ansicht möglich. 
In dem Menüpunkt Extras finden Sie Optionen, mit denen Sie die Bildschirmanzeige verändern können. Es ist ebenfalls möglich, sich zusätzliche Informationen zu einem Bericht anzeigen zu lassen (z. B. Berichtsdetails oder Ergebnisfilter). 
Der Daten-Menüpunkt beinhaltet verschiedene Möglichkeiten der Berichtsbearbeitung. Die wichtigsten Funktionen hier sind die Sortierfunktion, die Einstellung des Drillens, weitere Filtermöglichkeiten und das Einblenden unterschiedlicher Zwischensummen.
Der Menüpunkte Tabelle bzw. Diagramm stellen Möglichkeiten zur Berichts- bzw. Diagrammbearbeitung zur Verfügung. 
Der letzte Menüpunkt Format enthält die Formatierungsfenster für die Berichts- und Diagrammansicht.
Viele der über das Menü steuerbaren Funktionen können auch über die Symbolleiste aktiviert werden (siehe untere Abbildung). 

Häufig können Systemfunktionen auch direkt über das jeweilige Kontextmenü aufgerufen werden. Die zur Verfügung stehenden Funktionen im Kontextmenü hängen von dem Objekt ab, auf das Sie geklickt haben. In der unteren Abbildung ist das Kontextmenü, das bei einem Rechts-Klick auf einen Spaltenkopf erscheint, dargestellt.